Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Privater Nutzungsrahmen

Flow Mate wird derzeit ausschließlich privat genutzt. Ein öffentliches Benutzerkonto, eine Registrierung für Dritte oder ein kommerzielles Angebot bestehen nicht. Die Funktionen sind nach einer Anmeldung zugänglich. Aktuell ist nur ein eigenes Google-Konto verbunden; ein späterer Zugriff eines erwachsenen Familienmitglieds ist grundsätzlich vorgesehen. Minderjährige nutzen Flow Mate nicht selbst.

Soweit eine Verarbeitung ausschließlich zur Ausübung persönlicher oder familiärer Tätigkeiten erfolgt, kann die sogenannte Haushaltsausnahme gelten. Für die öffentlich erreichbaren Webseiten und für Verarbeitungen, auf die die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, gelten ergänzend die nachfolgenden Hinweise.

3. Hosting und Serverprotokolle

Flow Mate und die Automatisierungsplattform n8n werden auf einem von Hostinger bereitgestellten VPS in Deutschland betrieben. Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- beziehungsweise Geräteinformationen und Fehlermeldungen.

Die Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch. Soweit die DSGVO anwendbar ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie hierfür erforderlich sind oder gesetzliche Pflichten bestehen. Eine konkrete technische Aufbewahrungsfrist wurde noch nicht abschließend dokumentiert.

4. Anmeldung und Sitzungscookie

Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie mit dem Namen automation_hub_session verwendet. Es dient ausschließlich dazu, eine erfolgreiche Anmeldung zu erkennen und geschützte Seiten sowie Schnittstellen abzusichern. Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt. Auch eine Speicherung zu Werbe- oder Profilbildungszwecken findet nicht statt.

5. n8n und Workflow-Ausführungsdaten

Die Workflows werden in einer selbst betriebenen n8n-Instanz verarbeitet. Dabei können Eingaben, Ergebnisse, technische Statusinformationen und Fehlermeldungen in Ausführungsdaten enthalten sein. Je nach Workflow können dazu E-Mail- und Kalenderinformationen, Aufgaben, Musikwünsche, Rezeptangaben oder erzeugte Zusammenfassungen gehören.

Diese Daten dienen der Ausführung, Kontrolle und Fehleranalyse der Automatisierungen. Sie werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist. Eine feste automatische Löschfrist der n8n-Ausführungsdaten wurde noch nicht abschließend dokumentiert.

6. Google-Dienste und OAuth

Flow Mate greift nach einer ausdrücklichen OAuth-Freigabe auf Google-Dienste zu. Verwendet werden Gmail, Google Calendar und Google Tasks. Zugangsdaten zum Google-Konto werden Flow Mate nicht mitgeteilt; stattdessen stellt Google widerrufbare Zugriffstoken bereit, die geschützt in n8n gespeichert werden.

• Gmail: E-Mail-Inhalte und Metadaten werden für das Tagescockpit abgerufen und ausgewertet.
• Google Calendar: Kalendertermine und zugehörige Angaben werden für das Tagescockpit abgerufen und ausgewertet.
• Google Tasks: Aufgaben, Notizen, Fälligkeiten und Statusangaben werden gelesen, erstellt und aktualisiert.

Flow Mate fordert ausschließlich die für die vorhandenen Funktionen erforderlichen Berechtigungen an. Gmail wird nur lesend abgerufen. Bei Google Calendar werden ausschließlich Termine aus Kalendern gelesen, deren Eigentümer der angemeldete Nutzer ist. Google Tasks benötigt Lese- und Schreibzugriff, weil Aufgaben gelesen, erstellt und ihr Status aktualisiert werden können. Flow Mate sendet oder verändert keine E-Mails und erstellt, verändert oder löscht keine Kalendertermine.

Der Zugriff kann jederzeit in den Sicherheitseinstellungen des Google-Kontos widerrufen werden. Daten verbleiben außerdem in den jeweiligen Google-Diensten, bis sie dort nach den Kontoeinstellungen gelöscht werden. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google und die Google API Services User Data Policy.

7. Verarbeitung durch OpenAI

Flow Mate nutzt die OpenAI API zur Erstellung von Zusammenfassungen, Einordnungen, Empfehlungen, Essensvorschlägen und Rezepten. Dafür werden die jeweils erforderlichen Eingaben an OpenAI übermittelt. Beim Tagescockpit können dies Inhalte und Metadaten aus Gmail und Google Calendar sowie öffentlich abgerufene Nachrichteninhalte sein. Damit können auch Angaben über Kommunikationspartner oder andere in Nachrichten und Terminen genannte Personen verarbeitet werden.

Es sollen nur die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Inhalte übermittelt werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung findet nicht statt. Wegen einer möglichen Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union gelten ergänzend die von OpenAI beschriebenen Datenschutz- und Übermittlungsbedingungen. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von OpenAI.

8. Spotify

Für den Musik-Workflow können Künstler, Stimmung und Anlass an Spotify übermittelt werden. Über das verbundene Spotify-Konto können daraus Playlists erzeugt beziehungsweise bereitgestellt werden. Spotify verarbeitet die Daten nach den dortigen Kontoeinstellungen und eigenen Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Spotify.

9. Pexels

Für Rezeptbilder wird Pexels über eine serverseitige Schnittstelle aufgerufen. Dabei werden Suchbegriffe zum ausgewählten Gericht sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten des Servers übermittelt. Eine direkte Einbindung von Pexels-Trackingcode in den Browser findet nicht statt. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Pexels.

10. Wetterdaten über Open-Meteo

Für die Wetteranzeige ruft der Server Wetterdaten von Open-Meteo ab. Hierfür werden die für den Wetterabruf benötigten Orts- beziehungsweise Koordinatenangaben und technisch erforderliche Verbindungsdaten des Servers übertragen. Eine direkte Einbindung von Open-Meteo in den Browser findet nicht statt. Weitere Informationen enthalten die Hinweise von Open-Meteo.

11. RSS-Quellen

Das Tagescockpit ruft öffentlich bereitgestellte RSS-Inhalte von Heise, DIE ZEIT sowie einer VfB- beziehungsweise Fußballquelle serverseitig ab. Dabei erhält der jeweilige Anbieter insbesondere die IP-Adresse des abrufenden Servers und technische Verbindungsdaten. Persönliche Eingaben der Nutzer werden nicht an diese RSS-Anbieter übertragen.

12. Empfänger und Drittlandverarbeitung

Daten werden nur an Anbieter übermittelt, soweit dies für den jeweils gestarteten Workflow erforderlich ist. Dazu können Hostinger, Google, OpenAI, Spotify, Pexels, Open-Meteo und die genannten RSS-Anbieter gehören. Bei Anbietern mit Sitz oder Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann eine Verarbeitung in Drittländern stattfinden. Maßgeblich sind die vom jeweiligen Anbieter eingesetzten Garantien und Vertragsbedingungen.

13. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Google-, Spotify- und vergleichbare Kontodaten unterliegen zusätzlich den Einstellungen und Löschmöglichkeiten des jeweiligen Kontos. OAuth-Token bleiben gespeichert, bis die Verbindung getrennt, das Credential gelöscht oder der Zugriff beim Anbieter widerrufen wird.

14. Rechte betroffener Personen

Soweit die DSGVO anwendbar ist, bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Anfragen können an carsten.laue@web.de gerichtet werden.

15. Aktualisierung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder Datenflüsse von Flow Mate ändern.

Stand: 26. August 2026